Intellectual Property Management Office

Permohonan Pencatatan Hak Cipta

Intellectual Property Management Office
Update Terakhir: 2 Mei 2025

Informasi lebih lanjut dapat menghubungi hki@ugm.ac.id atau +62-898-8888-035.

Mengacu pada  Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2014 tentang Hak Cipta, ada beberapa istilah yang perlu diperhatikan, sebagai berikut.

  • Hak Cipta adalah hak eksklusif pencipta yang timbul secara otomatis berdasarkan prinsip deklaratif setelah suatu ciptaan diwujudkan dalam bentuk nyata tanpa mengurangi pembatasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 
  • Pencipta adalah seorang atau beberapa orang yang secara sendiri-sendiri atau bersama-sama menghasilkan suatu ciptaan yang bersifat khas dan pribadi. 
  • Ciptaan adalah setiap hasil karya cipta di bidang ilmu pengetahuan, seni, dan sastra yang dihasilkan atas inspirasi, kemampuan, pikiran, imajinasi, kecekatan, keterampilan, alau keahlian yang diekspresikan dalam bentuk nyata.


Tahapan permohonan pencatatan dan kelengkapan berkas pencatatan di Universitas Gadjah Mada, sebagai berikut:

Pemohon  dapat melakukan identifikasi jenis ciptaan (berdasarkan Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2014 tentang Hak Cipta) melalui tabel berikut:

Tabel-Jenis-Ciptaan-2020

Anda dapat mengunduh tabel jenis ciptaan : unduh disini

Kelengkapan berkas dan formulir pencatatan ciptaan yang harus diisi sebagai berikut:

a. Kartu Tanda Penduduk
Kartu tanda penduduk semua pencipta discan dengan urutan sesuai dengan form permohonan pencatatan dan dijadikan dalam satu file PDF.

b. Surat Pengalihan Hak (Lampiran 2) 

Surat Pengalihan Hak menggunakan materai Rp10.000,- pada kolom tanda tangan pencipta. Apabila pencipta lebih dari satu maka cukup satu materai. Pencipta urutan pertama yang bertanda tangan di atas materai, pencipta lainnya melakukan tanda tangan pada urutan berikutnya tanpa menggunakan materai.

Apabila permohonan pencatatan Hak Cipta yang diajukan oleh dua institusi (UGM dengan mitra), silakan menggunakan Surat Pengalihan Hak Cipta dengan Kepemilikan Bersama  yang dapat diunduh pada (Lampiran 2.1)

*Catatan: Agar dapat diproses lanjut, permohonan Hak Cipta dengan kepemilikan bersama wajib menyampaikan softcopy PKS yang di dalamnya memuat klausul kepemilikan KI antara UGM bersama mitra yang dapat dikirim melalui email hki@ugm.ac.id.

c. Surat Pernyataan Ciptaan (Lampiran 3)

Surat pernyataan ciptaan ditempel materai Rp10.000,- dan akan ditandatangani oleh Ketua Intellectual Property Management Office (IPMO) UGM. 

Apabila permohonan pencatatan Hak Cipta diajukan oleh dua institusi (UGM dengan mitra), silakan menggunakan Surat Pernyataan Ciptaan yang dapat diunduh pada (Lampiran 3.1).

d. Surat permohonan pembiayaan hak cipta (Lampiran 4)

Surat permohonan pembiayaan mencantumkan data ciptaan yang akan dicatatkan ditandatangani tanpa materai  oleh ketua tim pencipta. 

e. Form alamat pencipta (Lampiran 5)

Form alamat pencipta wajib diisi lengkap sesuai dengan data pada KTP. Mohon diperhatikan untuk mengisi data dengan lengkap dan benar sesuai urutan dalam form permohonan pencatatan. Data yang ditulis akan tertera pada Surat Pencatatan Ciptaan dan tidak dapat diganti apabila sudah terbit. 

f. Bukti ciptaan

Bukti ciptaan dapat dibuat dalam bentuk softcopy berformat PDF. Penjelasan mengenai lampiran bukti ciptaan secara lengkap dapat dilihat pada tabel berikut:

Jenis Ciptaan

File
Contoh Ciptaan

Bentuk
Bukukarya tulis lengkap (sampul depan dan belakang, daftar isi, isi karya tulis dan penutup)pdf
Program KomputerManual penggunaan program dan source codepdf
Ceramah, kuliah, pidato, dan Ciptaan lain yang sejenis dengan itu;Suara/e-bookmp4/pdf
Alat peraga yang dibuat untuk kepentingan pendidikan dan ilmu pengetahuan;Buku Panduanpdf
Lagu atau musik dengan atau tanpa teks;Suara/Partitur not balok atau not angkamp4/pdf
Drama atau drama musikal, tari, koreografi, pewayangan, dan pantomim;Video/Pola lantai/Screenshootmp4/pdf
Seni rupa dalam segala bentuk seperti seni lukis, gambar, seni ukir, seni kaligrafi, seni pahat, seni patung, kolase, dan seni terapan;Foto/gambarJpg/pdf
ArsitekturFoto/gambarjpg/pdf
PetaFoto/Gambar/programjpg/pdf
Seni batikFoto/Gambarjpg/pdf
FotografiFoto/Gambarjpg/pdf
SinematografiVideo/Screenshoot (min. 10 frame)mp4/pdf
Terjemahan, tafsir, saduran, bunga rampai,  dan karya lain dari hasil pengalih wujudan.karya tulis lengkap (sampul depan dan belakang, daftar isi, isi karya tulis dan penutup)pdf
DatabaseFile Databasepdf
Rekaman Suara atau rekaman bunyi yang dihasilkan oleh Produser rekamanAudioMp3
Karya Siaran yang dihasilkan oleh Lembaga PenyiaranVideo/Screenshoot (min. 10 frame)mp4/pdf

Berkas-berkas permohonan (dalam bentuk PDF dan Word) diajukan dengan cara diunggah melalui laman Simaster UGM. 

Pastikan:

  • Seluruh surat dan form berkas permohonan pencatatan hak cipta yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan dan ditandatangani, kemudian dipindai/ scan dengan format PDF;
  • Untuk berkas selain bukti ciptaan dan form alamat pencipta,  pemohon  juga wajib menyertakan berkas dalam versi MS.Word berformat .docx, form yang sudah diisi dan lengkap sama dengan form PDF, bisa dengan atau tanpa tanda tangan; dan
  • Memastikan segala data dan informasi yang tertera pada file word (.docx) adalah sama dengan berkas yang tercetak dalam format PDF. Data dan informasi yang tidak sinkron antara file MS.Word dan berkas cetak akan mempengaruhi data pada surat pencatatan ciptaan.

Panduan tata cara permohonan pencatatan ciptaan melalui Simaster UGM dapat diunduh pada pranala berikut: Panduan Sistem Permohonan KI – Simaster UGM